Bien préparer son événement : La « To do list » de l’exposant !

Préparer un événement ou même plusieurs est un vrai défi d’organisation, quelques petits conseils pour vous aider dans vos préparatifs !

To do list : De 1 an à 6 mois à l’avance

–          Déterminer votre budget annuel « salons » et sélectionner le(s) salon(s) auxquel(s) vous allez participer. Au préalable, il est bien d’avoir visité les salons pour analyser le secteur et vos concurrents.

–          Désigner un coordinateur interne pour l’organisation et le suivi du salon

–          S’inscrire comme exposant au salon et choisir son emplacement

–          Organiser vos idées : Quel est le but de votre exposition ? Que souhaitez-vous exposer ? Quel est votre budget réservé à l’architecture de votre stand ? Prévoyez-vous une animation ? Quelles sont les contraintes techniques du lieu ? Quelle hauteur maximale ? Quel retrait sur allée ?

–          Quel type de stand choisir ?

• Stand organisateur (entrée de gamme)
• Stand Modulaire (moyen de gamme)
• Stand sur mesure (moyen à haut de gamme)

–          Prévoir une publicité dans le catalogue du salon

–          Réserver les chambres d’hôtel (si nécessaire, cela vous permettra d’avoir les meilleurs prix)

To do list : De 3 mois à l’avance

–          Validation du projet du standiste

–          Choix des matériaux utilisés, du mobilier

–          Préparation des ressources graphiques à donner au concepteur de stand

–          Organiser les animations sur place : drinks pour les clients, visites de sites, présentation produits, dégustations…

–          Prévoir d’imprimer un nombre suffisant de documents commerciaux (brochures, carte de visite…)

–          Confirmer les chambres d’hôtel

–          Réserver les billets d’avion, de train ou les voitures de location (si nécessaire)

–          En cas d’événement à l’étranger : s’assurer que les passeports soient encore valides et demander les visas

–          Préparer un communiqué de presse, et prendre contact avec la presse spécialisée

–          Engager du personnel supplémentaire (hôtesses, interprètes, animateurs)

–          Inscrire dans la signature de vos emails : Le lieu de l’exposition, l’emplacement de votre stand.

–          Procéder aux commandes d’électricité, élingues et autres prestations auprès du parc ou faire appel à votre décorateur de stand

To do list : De 1 mois à l’avance

–          Envoyer un mailing d’invitation à tous vos clients et prospects

–          Valider les Bon à tirer de signalétique auprès de votre décorateur de stand

–          Préparer les fiches clients

–          Réserver les salles de réunion, si rendez-vous

–          S’assurer d’avoir bien reçu les badges d’accès

–          Réserver des salles de réunion ou une réserve supplémentaire, si rendez-vous pris ou si formations prévues pour les clients, agents, distributeurs et commerciaux

–          Briefing des commerciaux qui seront présents sur le stand

–          Prévoir pour les commerciaux : check list des intervenants sur place et numéros de téléphone

Le plus important : Faites savoir à tous vos prospects que vous exposez et poussez-les à venir vous voir !

• Sur votre site
• En signature de vos emails
• Au téléphone (standardiste)
• Sur votre répondeur
• Coupure de presse
• Publicité print
• Bannière publicitaire web

To do list : Après le salon

–          Organiser un débriefing (chaque soir durant le salon et un débriefing général après salon)

–          Envoyer un mailing de remerciement à tous les visiteurs 15 jours après le salon

–          Répondre aux demandes d’offres

–          Encoder tous les contacts

–          Vérifier les dépenses faites par rapport au budget

–          Bloquer directement dans votre agenda 2 jours dans les 2 semaines qui suivent pour le suivi de vos contacts

–          Dans 5 mois : faire le bilan des remontées salons  par rapport à votre investissement (ROI)

–          1 mois après le salon, faire le débriefing auprès de votre créateur de stand. Noter les points positifs et les points à améliorer.